掌握發票種類與使用規定是企業財務管理的基礎。您是否也曾對三聯式發票、二聯式發票和日益普及的電子發票感到困惑？這三種發票在開立對象、報帳方式、稅務申報上各有不同，一旦混淆，輕則影響帳務處理效率，重則可能造成稅務風險。
本文將深入淺出地解析這三種發票的特性與適用情境，讓您能清晰掌握發票種類與使用規定，做出正確的選擇。根據我多年輔導中小企業的經驗，許多企業常忽略三聯式發票在B2B交易中的重要性，未能正確填寫買方統編，導致無法抵扣營業稅。因此，務必確認客戶是否為營業人，避免造成不必要的損失。透過本文，您將能有效管理發票，提升企業財務效率，避免潛在的稅務問題。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- B2B交易務必開立三聯式發票： 確認您的客戶是否為營業人（有統一編號），若為營業人，務必開立三聯式發票並正確填寫買方統編，避免客戶無法抵扣營業稅，造成雙方損失。開立對象錯誤時，依照規定作廢重開，切勿直接塗改。
- 建立發票管理SOP與導入雲端工具： 制定發票開立、傳輸、保存及管理的標準作業流程（SOP），並導入雲端會計軟體或RPA工具，自動產生報表，提升效率並降低錯誤。定期檢查核對，確保帳務系統與發票一致。
- 隨時掌握最新稅務法規並妥善保存發票： 關注稅務法規變動，確保發票處理符合最新規定。依規定妥善保存發票，以備稅務機關查核。遺失空白發票或已開立發票時，依照規定向主管稽徵機關報備或取得相關證明文件。
三聯式發票：中小企業必懂的開立與使用規定
身為中小企業主或財務人員，三聯式發票是您在經營過程中一定會接觸到的重要文件。它不僅是企業間交易的憑證，更是申報營業稅時不可或缺的依據。因此，正確開立和使用三聯式發票至關重要。讓我們先來瞭解什麼是三聯式發票。
什麼是三聯式發票？
三聯式發票主要用於營業人（例如公司、行號）之間的交易。當您的公司銷售商品或提供勞務給其他公司時，就應該開立三聯式發票給對方。三聯式發票共有三聯，用途如下：
- 第一聯（存根聯）：由開立發票的公司保存，作為記帳憑證.
- 第二聯（扣抵聯）：交付給買方，讓買方可以申報進項稅額，用以扣抵銷項稅額。
- 第三聯（收執聯）：交付給買方，作為記帳憑證。
誰應該使用三聯式發票？
簡單來說，只要買方是營業人，也就是有統一編號的公司、行號或營利機關團體，就應該開立三聯式發票。即使買方是免用統一發票的小規模營業人，您仍然需要開立三聯式發票。不過，要特別留意的是，學校、非營利機構、執行業務者（如醫師、律師、會計師）雖然有統一編號，但仍應開立二聯式發票，不得開立三聯式發票。
三聯式發票的開立注意事項
正確開立三聯式發票，是避免稅務問題的關鍵。
三聯式發票常見錯誤與更正方式
即使小心謹慎，有時仍可能發生發票開立錯誤的情況。以下列出一些常見錯誤以及更正方式：
- 買方資訊錯誤：
- 當期發票且尚未交付買方：直接作廢重開。
- 當期發票已交付買方但尚未申報：向買方取回發票後作廢重開。
- 前期發票已申報：請買方提供銷貨退回、進貨退出或折讓證明單，並依規定處理。
- 金額或品名錯誤：
- 無論發票是否已交付，都應作廢重開。
- 發票遺失：
- 遺失空白發票：應立即向主管稽徵機關報備，說明原因和遺失的發票種類、字軌號碼。
- 遺失已開立發票的存根聯：可取得買方蓋章證明的收執聯影本代替。
- 遺失已開立發票的扣抵聯或收執聯（買方遺失）：可請賣方提供蓋章證明的存根聯影本，或以未遺失聯的影本自行蓋章證明。
提醒您：若發票有任何錯誤，切勿直接塗改。應依規定作廢重開，以免受罰。
如何避免三聯式發票的稅務風險？
為了避免因發票問題而產生稅務風險，您可以採取以下措施：
- 建立標準作業流程：制定發票開立、傳輸、保存和管理的SOP，確保每位員工都清楚瞭解。
- 使用發票管理系統：導入發票管理系統，例如雲端會計軟體或RPA（機器人流程自動化）工具，自動產生發票報表，提升效率並降低錯誤.
- 定期檢查與核對：定期檢查發票的開立是否正確，並與帳務系統核對，及早發現問題。
- 妥善保存發票：依規定保存發票，以備稅務機關查覈。
- 隨時掌握最新法規：隨時關注稅務法規的變動，確保發票處理符合最新規定.
正確使用三聯式發票是中小企業財務管理的重要一環。透過瞭解相關規定、注意開立細節、並導入適當的管理工具，您可以有效降低稅務風險，提升企業的財務效率。
二聯式發票：消費者的權益與發票種類的正確應用
二聯式發票是商家開立給非營業人，例如一般消費者、無統一編號的機關團體或外國公司時所使用的發票種類. 與三聯式發票最大的不同在於，二聯式發票的買受人不需要提供統一編號，且發票上直接顯示含稅總金額. 瞭解二聯式發票的相關規定，有助於保障您的消費權益，並確保商家正確開立發票.
二聯式發票的適用對象與開立方式
- 適用對象：主要開立給個人消費者, 以及沒有統一編號的機關團體, 例如：
- 政府機關
- 學校
- 非營利機構
- 外國公司
- 執行業務者（如醫師、律師、會計師）
- 開立方式：
- 手開發票：手開二聯式發票時，需填寫日期、品名、數量、單價以及總計金額. 總計金額必須是含稅的金額. 填寫完畢後，將收執聯交給顧客，存根聯由商家自行保存. 現在手開發票通常會使用複寫紙，方便一次完成.
- 收銀機發票：從收銀機開出的二聯式發票，通常會直接列印出詳細的消費明細以及含稅總金額.
- 電子發票：商家可透過電子發票系統開立二聯式發票，並將發票資訊上傳至財政部平台. 消費者可選擇將發票儲存在載具中（如手機條碼、悠遊卡），或請商家列印紙本電子發票.
二聯式發票上的必填資訊
- 商家資訊：包含商家名稱、統一編號、地址及電話.
- 交易資訊：包含發票號碼、開立日期、品名、數量、單價、總計金額等.
- 課稅別：原則上勾選應稅. 若為免稅或零稅率項目，則勾選免稅或零稅率.
二聯式發票的注意事項
- 買受人資訊：根據統一發票使用辦法規定，開立給非營業人之二聯式發票，可以免填買受人名稱及地址. 但若消費者主動要求填寫，商家必須配合. 建議商家在開立發票前，主動告知消費者其權益.
- 作廢重開：若發票內容填寫錯誤，應作廢重開. 作廢時，需在所有聯次上註明「作廢」字樣，並將各聯完整保存.
- 遺失處理：若不慎遺失發票，可影印存根聯，並加蓋店章或負責人章，提供給消費者作為消費證明.
二聯式發票與消費者權益
- 兌獎權益：二聯式發票是消費者參與統一發票對獎的依據. 妥善保管發票，並於開獎後對獎，有機會獲得獎金.
- 消費保障：發票上載有明確的交易資訊，可作為退換貨、維修時的憑證.
- 捐贈發票：可將不使用的發票捐贈給慈善機構，幫助弱勢團體.
發票種類與使用規定. Photos provided by unsplash
電子發票：申辦流程、載具應用與常見問題，發票種類與使用規定全解析
隨著科技的快速發展，電子發票已成為現代企業及消費者不可或缺的一部分。它不僅節省了紙張，降低了企業的營運成本，同時也提升了發票管理的效率。本段將深入探討電子發票的申辦流程、載具應用以及常見問題，讓您全面瞭解電子發票的優勢與使用方法。
電子發票申辦流程：輕鬆上手，快速導入
對於想要導入電子發票的中小企業主和財務人員來說，瞭解申辦流程至關重要。以下為您整理了電子發票的基本申辦步驟：
- 申請工商憑證：首先，您需要至經濟部工商憑證管理中心 申請工商憑證。這是進行電子發票相關作業的基礎。申請資格為依公司法及有限合夥法完成登記之公司、分公司、有限合夥，及依商業登記法完成登記之商業。
- 選擇電子發票上傳模式：您可以選擇「自行上傳」或「委託加值中心上傳」。
- 申請電子發票字軌號碼：向公司登記所在地所屬的國稅局申請電子發票字軌。
- 平台註冊：至財政部電子發票整合服務平台 註冊帳號。
- 完成設定：登錄憑證、設定電子發票接收方式、字軌取號。。
若您覺得自行申請繁瑣，也可考慮委託加值中心協助辦理，他們通常會提供更全面的服務。
電子發票載具應用：多元選擇，方便管理
載具是儲存雲端發票的工具，主要分為共通性載具和非共通性載具。
- 共通性載具：指的是向財政部申請的手機條碼。您可以使用手機號碼和電子郵件信箱在財政部電子發票整合服務平台 申請。
- 非共通性載具：包括信用卡、悠遊卡、一卡通、會員卡等。
為了方便管理，建議您將所有載具歸戶到同一個手機條碼下。您可以登入財政部電子發票整合服務平台，在「歸戶設定」中進行操作。完成歸戶後，所有儲存在不同載具中的發票都會自動匯入您的手機條碼。
電子發票常見問題：一次解答您的疑惑
在使用電子發票的過程中，您可能會遇到一些問題。以下列舉幾個常見問題，希望能解答您的疑惑：
- 電子發票如何兌獎？ 雲端發票會自動對獎，並透過App推播通知。您也可以在財政部電子發票整合服務平台 或使用「統一發票兌獎App」查詢。
- 如何申請電子發票？ 有前提條件嗎？申請電子發票，必須是有「覈准營業登記的營業人」，並跟所在地的主管稽徵機關（國稅局）完成「稅籍登記」。
- 公司戶電子發票如何報帳？ 訂單狀態為【商品已啟用】後，可於5個工作日後於網路中文網站中【訂單管理】中查詢，或在電子郵件中查詢【電子發票開立通知】，並下載公司戶電子發票證明聯列印，透過此證明聯向公司報帳。
- 電子發票可以補開嗎？ 電子發票不能開立過去的日期，只能開立當下日期。
- 申請使用電子發票後，還能購買紙本發票嗎? 許多店家會將電子發票與手開發票一起使用。
若您還有其他疑問，建議參考財政部電子發票整合服務平台的常見問題解答，或洽詢您的會計師或加值中心。
透過本段的說明，相信您對電子發票的申辦流程、載具應用以及常見問題有了更深入的瞭解。善用電子發票，不僅能提升企業的營運效率，也能為環保盡一份心力。
| 主題 | 內容 |
|---|---|
| 電子發票申辦流程 |
可委託加值中心協助辦理。 |
| 電子發票載具應用 |
建議將所有載具歸戶到同一個手機條碼下，在財政部電子發票整合服務平台的「歸戶設定」中操作。 |
| 電子發票常見問題 |
更多問題：參考財政部電子發票整合服務平台的常見問題解答。 |
電子發票報帳全攻略：從申請到歸戶，掌握發票種類與使用規定
隨著電子發票的普及，越來越多企業和個人選擇使用電子發票來取代傳統紙本發票。電子發票不僅環保，還能節省發票的整理和歸檔時間。但是，對於初次接觸電子發票的人來說，電子發票的報帳流程可能會讓人感到困惑。本段將詳細介紹電子發票的報帳流程，從申請到歸戶，幫助您輕鬆掌握電子發票的報帳技巧。
電子發票載具種類
首先，我們要了解電子發票載具的概念。載具是用來儲存雲端發票的工具。簡單來說，就是將電子發票存在某個地方，方便您日後查詢和報帳。電子發票載具主要分為兩大類:
- 共通性載具：由財政部覈准，可在所有開立雲端發票的商家使用的載具，例如：
- 手機條碼：向財政部電子發票整合服務平台申請的手機條碼。
- 自然人憑證條碼：使用自然人憑證上的條碼作為載具.
- 非共通性載具：由商家或特定機構發行，只能在特定通路或商家使用的載具，例如:
- 會員卡：各大商家發行的會員卡，如全家會員、7-11會員等。
- 信用卡：部分信用卡具有儲存電子發票的功能.
- 悠遊卡、一卡通、icash：具有儲值功能的卡片，可用於儲存電子發票.
- 跨境電商電子郵件載具: 於Google Play, Apple Store消費等。
- 公用事業載具：水電瓦斯帳單等。
建議您申請一個手機條碼作為共通性載具，並將常用的非共通性載具（如會員卡、信用卡）歸戶到手機條碼下，方便集中管理.
電子發票歸戶的重要性與步驟
歸戶是指將您名下所有的載具，全部集中到同一個地方管理。您可以將所有載具歸戶到您的手機條碼或自然人憑證。歸戶後，您就可以在財政部電子發票整合服務平台或雲端發票App上，一次查詢所有載具中的發票明細，省去分別查詢的麻煩。
歸戶的優點:
- 集中管理載具：輕鬆掌握所有發票資訊。
- 自動對獎：雲端發票App或財政部電子發票整合服務平台會自動幫您對獎。
- 中獎主動通知：中獎時，系統會以電子郵件通知您.
- 獎金自動匯入：設定領獎帳戶後，中獎獎金會自動匯入您的銀行帳戶.
歸戶步驟:
- 至財政部電子發票整合服務平台上的手機條碼專區，選擇歸戶設定。
- 選擇您要歸戶的載具類型：
- 商店會員歸戶選擇「會員載具歸戶」。
- 信用卡、電子票證等選擇「其他載具歸戶」。
- 按照頁面指示，輸入相關資料並完成驗證。
您也可以透過超商多媒體事務機（如ibon、FamiPort）進行一卡通等載具歸戶。
電子發票報帳流程
有了載具和歸戶後，電子發票的報帳就變得非常簡單。
公司戶電子發票報帳注意事項
若您是公司戶，在報帳時需注意以下事項:
- 務必提供公司統一編號：在消費時告知店家您的公司統一編號，以便開立三聯式電子發票。
- 確認發票抬頭和統編正確：收到發票後，務必仔細核對發票上的抬頭和統編是否正確。如有錯誤，應立即請店家更正.
- 保存好發票證明聯：電子發票證明聯是重要的會計憑證，請務必妥善保存。
如果電子發票證明聯遺失，您可以向店家索取副本，或直接在財政部電子發票整合服務平台查詢發票資訊並下載。
若發票統編錯誤，請於發票開立五日內聯絡商家。
常見問題與解決方案
- Q: 電子發票可以事後補登載具嗎？
- A: 電子發票無法事後補登載具。因此，在結帳時就要記得告知店家使用載具儲存發票。
- Q: 如果開錯了電子發票怎麼辦？
- A: 若尚未超過營業稅申報期限，可由賣方作廢重開。若已超過申報期限，則需檢附相關證明文件向國稅局申請專案作廢。
- Q: 忘記帶載具怎麼辦？
- A: 可以請店家開立電子發票證明聯。
- Q: 紙本電子發票證明聯遺失了怎麼辦？
- A: 紙本電子發票證明聯遺失，無法領獎。但若有公司統編，仍可作為報帳憑證。
- Q: 電子發票中獎了，如何領獎？
- A: 若已歸戶並設定自動匯款，獎金將自動匯入您的帳戶。您也可以到超商列印中獎電子發票證明聯，再到指定地點兌獎.
- Q: 營業人誤開金額統一發票無法收回作廢重開怎麼辦？
- A: 營業人可檢具申請書，敘明統一發票種類、字軌號碼、正確銷售額及存根聯影本向稽徵機關報備。
掌握以上電子發票的報帳流程和注意事項，就能讓您輕鬆應對各種情況，有效管理發票，提升財務效率。
發票種類與使用規定結論
透過本文的深入解析，相信您對三聯式發票、二聯式發票以及電子發票的發票種類與使用規定有了更全面的認識。掌握這些知識不僅能幫助您在日常業務中正確開立與使用發票，更能有效避免潛在的稅務風險，提升企業的財務效率。
無論您是中小企業主還是財務人員，持續學習並掌握最新的稅務法規都是至關重要的。善用雲端工具、建立標準作業流程，並隨時關注稅務機關的最新資訊，將能讓您在發票管理上更加得心應手。希望這份發票種類與使用規定全攻略，能成為您在發票管理上的最佳指南，助您在財務道路上穩健前行。
發票種類與使用規定 常見問題快速FAQ
Q: 三聯式發票和二聯式發票的區別是什麼？什麼時候應該使用三聯式發票？
三聯式發票主要用於營業人之間的交易，也就是說，當您的公司銷售商品或提供勞務給其他有統一編號的公司、行號或營利機關團體時，就應該開立三聯式發票。二聯式發票則主要開立給非營業人，例如一般消費者、無統一編號的機關團體或外國公司。簡單來說，看買方是否有統一編號，有就開三聯式，沒有就開二聯式。
Q: 申請電子發票需要什麼條件？申請流程複雜嗎？
申請電子發票的前提條件是必須是有「覈準營業登記的營業人」，並跟所在地的主管稽徵機關（國稅局）完成「稅籍登記」。申請流程包含申請工商憑證、選擇電子發票上傳模式、申請電子發票字軌號碼、在財政部電子發票整合服務平台註冊帳號、完成設定等步驟。您可以選擇自行上傳，或委託加值中心上傳，如果覺得自行申請繁瑣，建議委託加值中心協助辦理。
Q: 如果電子發票開錯了統編怎麼辦？紙本電子發票遺失了還可以報帳嗎？
如果電子發票開錯了統編，請於發票開立五日內聯絡商家，請商家作廢重開。如果紙本電子發票證明聯遺失了，雖然無法領獎，但若您是公司戶且發票上有公司統編，仍然可以作為報帳憑證。另外，您也可以向店家索取副本，或直接在財政部電子發票整合服務平台查詢發票資訊並下載。
