在商品交易過程中，難免會遇到商品瑕疵需要退換貨或金額扣減的情況。這時，折讓單就扮演了重要的角色。它是由賣方開立的減項憑證，作為進(銷)貨的減項，用來記錄因商品或勞務瑕疵而產生的退換貨或金額扣減情況。有了折讓單，你就能更準確地掌握交易的金額變化，避免財務記錄出現偏差。
折讓單的作用：退換貨時的減價憑證
折讓單的存在，主要目的在於記錄和證明商品或服務因瑕疵、損壞或其他原因所產生的退換貨或金額扣減。它扮演著「減價憑證」的角色，幫助您在退換貨過程中釐清金額變動，確保您的財務記錄準確無誤。
當您在進貨或銷售商品時，難免會遇到品質問題。例如，您可能從供應商進貨後發現部分產品有瑕疵，或是在銷售商品後發現顧客收到瑕疵品需要退換。此時，折讓單便扮演著重要的角色。
折讓單可以明確記載退換貨的商品名稱、數量、原因以及扣減金額，並由賣方開立給買方。這份文件不僅僅是退貨的憑證，更能作為財務記錄的依據，確保您在處理退換貨時，不會因金額計算錯誤而造成損失。
舉例來說，您從供應商進貨了100件商品，其中10件有瑕疵需要退貨。供應商就會開立折讓單，明確記載退貨的商品數量、價格以及總金額。這份折讓單可以作為您的財務記錄，讓您清楚掌握實際進貨金額，並避免錯誤的計算。
此外，折讓單也能幫助您和供應商或顧客之間的往來更透明。當您持有折讓單時，就能證明您已退換貨並取得應有的減價，避免日後發生爭議。因此，折讓單是您在處理退換貨時不可或缺的憑證，它不僅能確保您的財務記錄準確，也能讓交易過程更透明和順暢。
折讓單的類型：銷貨/進貨折讓單
折讓單的類型主要分為兩類：銷貨折讓單和進貨折讓單。
銷貨折讓單
銷貨折讓單是賣方開立給買方的減項憑證，用於記錄商品或服務售出後，因品質問題、退換貨、價格調整等原因而需要進行的金額減免。
品質問題退換貨： 當商品出現瑕疵或品質問題，導致買方要求退換貨時，賣方會開立銷貨折讓單，記錄退貨或換貨的金額減免。
價格調整： 賣方在商品售出後，若發現標價錯誤或其他原因導致價格需進行調整，會開立銷貨折讓單，記錄價格調整後的金額減免。
促銷活動： 賣方在進行促銷活動時，會開立銷貨折讓單，記錄促銷活動期間提供的價格折扣或贈品價值。
進貨折讓單
進貨折讓單是供應商開立給買方的減項憑證，用於記錄商品或服務進貨後，因品質問題、數量不足、價格錯誤等原因而需要進行的金額減免。
品質問題退換貨： 當買方收到商品後發現品質問題，要求退換貨時，供應商會開立進貨折讓單，記錄退貨或換貨的金額減免。
數量不足： 當買方收到商品後發現數量不足，供應商會開立進貨折讓單，記錄數量不足的金額減免。
價格錯誤： 當買方收到商品後發現價格錯誤，供應商會開立進貨折讓單，記錄價格錯誤的金額減免。
瞭解銷貨折讓單和進貨折讓單的區別，能幫助企業更精準地記錄財務狀況，避免因錯誤的記錄導致資金流失或管理不善。
折讓單是什麼. Photos provided by unsplash
折讓單的分類：進貨與銷貨折讓單
折讓單的分類主要分成兩種：進貨折讓單和銷貨折讓單，分別代表商品或服務在進貨或銷售過程中出現瑕疵或問題時，需要進行的減價或退換貨操作。
進貨折讓單
進貨折讓單是指企業從供應商進貨後，因產品品質不符合要求、損壞或數量不足等問題，向供應商提出退換貨或減價請求時，供應商開立的減價憑證。它作為進貨金額的減項，會記錄在企業的進貨成本中。
- 例如：一家服飾店從供應商進貨了一批衣服，但發現其中有些衣服有破損或尺寸不合，需要退貨或減價。供應商就會開立進貨折讓單，作為進貨金額的減項，減少服飾店的進貨成本。
銷貨折讓單
銷貨折讓單是指企業將商品或服務銷售給客戶後，因產品品質不符合要求、損壞或數量不足等問題，客戶提出退換貨或減價請求時，企業開立的減價憑證。它作為銷貨金額的減項，會記錄在企業的銷貨收入中。
- 例如：一家餐館將一道菜品售出給顧客，但顧客發現菜品不合口味，要求退換或減價。餐館就會開立銷貨折讓單，作為銷貨金額的減項，減少餐館的銷貨收入。
簡單來說，進貨折讓單主要用於記錄企業從供應商進貨過程中產生的減價或退換貨，而銷貨折讓單則用於記錄企業向客戶銷售商品或服務過程中產生的減價或退換貨。這兩種折讓單對於企業準確記錄財務狀況，以及控制成本和收入都有重要的作用。
| 類型 | 說明 | 例子 |
|---|---|---|
| 進貨折讓單 | 企業因產品品質、損壞或數量問題向供應商提出退換貨或減價請求時，供應商開立的減價憑證，記錄在進貨成本中。 | 服飾店從供應商進貨衣服，發現有破損或尺寸不合，向供應商提出退換貨或減價，供應商開立進貨折讓單作為進貨金額的減項。 |
| 銷貨折讓單 | 企業因產品品質、損壞或數量問題，客戶提出退換貨或減價請求時，企業開立的減價憑證，記錄在銷貨收入中。 | 餐館將菜品售出給顧客，顧客發現菜品不合口味，要求退換或減價，餐館開立銷貨折讓單作為銷貨金額的減項。 |
折讓單的分類：銷貨折讓單
在瞭解折讓單的用途和種類之後，我們來深入探討折讓單的分類。根據交易的對象，折讓單可以分為「進貨折讓單」和「銷貨折讓單」。
銷貨折讓單：處理客戶退貨或折扣的關鍵憑證
「銷貨折讓單」是賣方開立給客戶的減項憑證，通常用於以下幾種情況：
- 客戶退貨： 當客戶購買的商品或服務出現瑕疵、不符合需求或其他問題，需要進行退換貨時，賣方會開立銷貨折讓單，作為退貨金額的減項。這有助於賣方記錄退貨情況，並更準確地計算銷售收入。
- 提供折扣： 賣方可能會基於各種原因，例如促銷活動、客戶忠誠度、季節性因素等，向客戶提供折扣。銷貨折讓單可以記錄這些折扣金額，以便賣方瞭解銷售收入的變化。
- 價格調整： 如果賣方在出貨後發現商品的價格計算錯誤，需要進行價格調整，也會使用銷貨折讓單來記錄金額的減免。
銷貨折讓單不僅僅是記錄金額減免的憑證，它也具有重要的法律效力。在發生退換貨糾紛時，銷貨折讓單可以作為雙方交易的證明文件，幫助維護雙方的權益。因此，對於賣方而言，妥善保管銷貨折讓單，並建立完整的記錄系統，是十分重要的。
舉個例子，假設你在經營一家服裝店，一位顧客購買了一件衣服，後來發現衣服有破損，要求退貨。你開立一張銷貨折讓單，記錄了退貨的金額，並退還了顧客的款項。這張銷貨折讓單將作為你與顧客之間交易的證明，記錄了退貨的過程，也讓你的財務記錄更加清晰。
在實際操作中，銷貨折讓單通常會包含以下內容：
- 折讓單編號： 便於追蹤和管理折讓單。
- 開立日期： 表示折讓單的開立時間。
- 客戶名稱： 註明折讓單的發放對象。
- 原銷貨單號： 指明與折讓單相關的原始銷貨單。
- 折讓原因： 說明折讓的理由，例如退貨、折扣等。
- 折讓金額： 記載折讓的金額。
- 折讓後的金額： 計算折讓後的實際金額。
- 開立單位： 註明折讓單的開立單位，通常為賣方。
銷貨折讓單的正確使用，可以幫助企業更有效地管理退換貨和折扣，並建立完整的財務記錄系統。同時，它也能夠有效地解決客戶糾紛，維護雙方的權益。
折讓單是什麼結論
瞭解「折讓單是什麼」對於任何經營小型企業的人來說都是至關重要的。它不僅僅是一張簡單的憑證，而是幫助您妥善處理商品或服務瑕疵、退換貨或金額扣減的關鍵文件。藉由正確使用折讓單，您可以有效管理您的財務記錄，避免因金額計算錯誤而造成損失，並讓您與顧客或供應商的往來更透明和順暢。
希望這篇完整的指南能幫助您更清楚地理解折讓單的作用和類型。如果您在實際操作過程中遇到任何問題，建議您諮詢專業的會計師，以確保您的財務管理更加完善，讓您在創業的道路上走得更穩健。
折讓單是什麼 常見問題快速FAQ
什麼是折讓單？
折讓單是一種由賣方開立的減項憑證，用於記錄商品或服務因瑕疵、損壞或其他原因而產生的退換貨或金額扣減情況。簡單來說，它就像一個「減價憑證」，幫助您在退換貨過程中釐清金額變動，確保您的財務記錄準確無誤。
折讓單有什麼作用？
折讓單的作用主要有兩個：
- 記錄退換貨： 折讓單可以明確記載退換貨的商品名稱、數量、原因以及扣減金額，讓您清楚掌握交易的金額變化，避免財務記錄出現偏差。
- 證明減價： 折讓單可以作為您退換貨的憑證，證明您已取得應有的減價，避免日後發生爭議。
折讓單有哪些種類？
折讓單主要分為兩類：銷貨折讓單和進貨折讓單。
- 銷貨折讓單： 賣方開立給買方的減項憑證，用於記錄商品或服務售出後，因品質問題、退換貨、價格調整等原因而需要進行的金額減免。
- 進貨折讓單： 供應商開立給買方的減項憑證，用於記錄商品或服務進貨後，因品質問題、數量不足、價格錯誤等原因而需要進行的金額減免。
