在商業活動中，發票和收據不僅是交易的證明，更是稅務申報的重要依據。許多企業主和個人工作室常因對稅法不熟悉，或一時疏忽，導致「未依規定開立發票或使用收據」的情形發生，進而面臨補稅、罰款，甚至更嚴重的法律責任。
別輕忽這看似簡單的環節！確保憑證開立的正確性至關重要。從發票種類的選擇（二聯式、三聯式或電子發票），到內容填寫的完整性（統一編號、品名、金額等），每個細節都需仔細核對。
以我多年的經驗來看，最常見的錯誤就是將應開立三聯式發票的交易，誤開成二聯式，導致買方無法申報扣抵營業稅。建議企業在銷售時務必確認客戶是否需要統編，並主動詢問清楚。此外，導入電子發票系統也是一個降低錯誤、提升效率的好方法，更能有效避免手寫發票可能造成的字跡不清等問題。
記住，預防勝於治療。透過建立完善的會計制度，定期檢視發票開立流程，隨時掌握最新的稅法資訊，才能真正避免「未依規定開立發票或使用收據」的風險，讓您專心衝刺事業，不再為稅務問題煩惱。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 確認發票種類： 開立發票前務必確認客戶是否需要統編，若為公司行號請務必開立三聯式發票，以免影響客戶權益。如果對象為一般消費者，則開立二聯式發票。導入電子發票系統可減少錯誤。
- 仔細核對發票內容： 確保發票上的統一編號、品名、金額等資訊正確無誤，避免因內容錯誤而導致稅務問題。作廢或更正發票時，切記不可隨意塗改，需依規定作廢或收回更正。
- 注意特殊交易發票開立： 跨境交易、折扣、折讓、退貨等特殊交易，發票開立方式較為複雜，務必事先了解相關規定或諮詢專業會計師，避免因不熟悉而違規。
未依規定開立發票或收據：常見錯誤大揭祕！
各位老闆、會計朋友們，大家好！身為稅務合規顧問，我經常遇到企業或個人工作室因為不熟悉相關規定，導致未依規定開立發票或使用收據的情況。這些錯誤看似小事，卻可能引發不必要的稅務風險。今天，張會計師就來為大家揭露一些常見的錯誤，幫助大家及早避坑！
發票種類傻傻分不清？
首先，最常見的錯誤就是發票種類選擇錯誤。您知道二聯式發票、三聯式發票、電子發票的適用時機嗎？
- 二聯式發票：主要開立給一般消費者，也就是不需要報帳的個人。
- 三聯式發票：主要開立給公司行號，因為他們需要憑發票上的統一編號來申報進項稅額。
- 電子發票：透過網路開立、傳輸及儲存的發票，可以節省紙張、降低人工錯誤。
如果將應該開立給公司行號的三聯式發票，誤開為二聯式發票，對方就無法申報進項稅額，可能影響客戶權益，甚至導致交易糾紛。而開立電子發票則需要先申請，並符合相關規定，可參考財政部電子發票整合服務平台的說明。
發票內容填寫錯誤？
除了發票種類，發票內容的正確性也至關重要。
作廢、更正發票程序不清？
如果不小心開錯發票，作廢或更正的程序也必須遵守。切記，不可隨意塗改發票！
- 作廢發票：如果發票尚未交付給客戶，可以直接作廢，並在發票上註明「作廢」字樣。
- 更正發票：如果發票已經交付給客戶，則需要收回原發票，並重新開立正確的發票。
作廢或更正發票後，都需要在帳務上做相應的調整。若不熟悉相關程序，建議諮詢專業會計師的意見。相關規定可參考加值型及非加值型營業稅法。
特殊交易的發票開立？
最後，特殊交易的發票開立往往更為複雜。例如：
- 跨境交易：涉及不同國家的稅法規定，需要特別注意。
- 折扣、折讓：需要在發票上明確註明折扣或折讓的金額。
- 退貨：需要開立銷貨退回或進貨退出證明單。
這些特殊交易的發票開立，需要更深入的稅務知識。如果您不確定如何處理，建議尋求專業會計師的協助。
希望透過以上的說明，能幫助大家更瞭解未依規定開立發票或使用收據的常見錯誤。記住，稅務合規是企業永續經營的基石。只要多加留意，就能避免不必要的稅務風險，讓您的事業發展更加順利！
正確開立發票：避免未依規定開立發票的關鍵
身為稅務合規顧問，我經常被問到：「要怎麼做才能確保每次都正確開立發票？」這問題的答案並非一蹴可幾，它需要您對發票開立的各個環節有透徹的理解，並建立一套完善的內部流程。
一、掌握發票種類與適用時機
首先，您需要清楚瞭解台灣常見的發票種類，及其各自的適用情境：
- 二聯式發票：
主要開立給一般消費者（也就是非營業人）。這種發票只有兩聯：存根聯（由賣方保存）和收執聯（交給買方）參考資料：關於台灣統一發票的介紹及開立(上)。 由於買方通常不是營業人，所以發票上不需要填寫買方的統一編號。
- 三聯式發票：
主要開立給營業人（也就是公司、行號等）。這種發票有三聯：存根聯（由賣方保存）、扣抵聯（交給買方，用於申報扣抵營業稅）和收執聯（交給買方作為記帳憑證）參考資料：統一發票使用辦法。務必在發票上填寫買方的公司名稱和統一編號。
- 電子發票：
電子發票是將傳統紙本發票數位化的一種方式參考資料：如何申請電子發票？電子發票申請懶人包，申請資格、流程一次看。它可以開立給一般消費者，也可以開立給營業人。開立電子發票需要透過財政部電子發票整合服務平台參考資料：營業人導入電子發票資訊專區，或者透過加值服務中心來進行。導入電子發票可以節省紙張成本、提高效率，並減少人為錯誤參考資料：電子發票加分：降低未依規定開立發票風險。
- 收銀機發票：
此類發票是透過收銀機開立，同樣有二聯式與三聯式之分，適用於一般營業人。 使用收銀機發票需依照營業人使用收銀機辦法的規定辦理參考資料：統一發票使用辦法。
二、確認應記載事項的完整與正確
無論您使用哪種發票，都必須確保發票上的各項資訊完整且正確，避免因為資訊錯誤而導致無法報帳或被處罰：
- 字軌號碼：
每張發票都有獨一無二的字軌號碼，務必正確填寫，並依時序開立，避免跳號參考資料：統一發票使用辦法。
- 交易日期：
發票上的日期必須是實際交易發生的日期，不能提前或延後開立參考資料：關於台灣統一發票的介紹及開立(上)。
- 品名：
發票上的品名應具體描述您所銷售的商品或服務，不能籠統地只寫「商品一批」或「服務費」參考資料：統一發票使用辦法。如果品項繁多，可以使用分類號碼代替品名，但必須事先報請主管稽徵機關備查參考資料：統一發票使用辦法。
- 數量與單價：
如實填寫商品或服務的數量與單價，確保金額計算的正確性。
- 銷售額、稅額與總計：
正確計算銷售額（未稅金額）、稅額（營業稅額），並加總得出總計金額參考資料：開發票怎麼開？手開發票及發票作廢二聯式、三聯式4重點一次看！。
- 買方資訊：
若買方為營業人，務必填寫完整的公司名稱與統一編號參考資料：統一發票使用辦法。若買方為個人，則可免填寫名稱及地址，但若買方主動要求，仍應配合填寫。
- 課稅別：
區分應稅、零稅率或免稅，並於發票明細表上註記參考資料：統一發票使用辦法。這會影響到營業稅的申報。
三、建立完善的發票管理流程
除了瞭解法規和正確填寫發票外，建立一套完善的發票管理流程也至關重要：
- 定期檢查：
定期檢查發票開立的流程是否符合規定，檢視是否有錯誤或遺漏參考資料：常見發票開立錯誤及預防方法。
- 作廢與更正：
若發票填寫錯誤，應立即作廢並重新開立參考資料：開立電子發票新制上路，請注意相關規定以免受罰。作廢發票時，應將各聯完整收回，並在上面註明「作廢」字樣。
- 妥善保存：
依規定妥善保存發票的存根聯，以備國稅局查覈參考資料：營利事業會計帳簿憑證應如何管理？。
- 員工教育訓練：
定期對財務人員或負責開立發票的員工進行稅務法規的教育訓練，提升他們的專業知識和技能參考資料：企業稅務風險評估及合規策略。
透過掌握這些關鍵，您可以大幅降低「未依規定開立發票」的風險。當然，稅法繁瑣，建議隨時關注最新的稅務法規及解釋函令，或諮詢專業的會計師或稅務顧問，以確保您的企業稅務合規。
未依規定開立發票或使用收據. Photos provided by unsplash
發票收據一把抓：未依規定開立的風險
未依規定開立發票或收據，看似小事，實則潛藏著巨大的稅務風險。身為稅務合規顧問，我經常看到許多企業或個人因為一時疏忽，或是對法規不夠瞭解，而面臨補稅、罰款，甚至更嚴重的法律責任。因此，徹底瞭解這些潛在風險至關重要。
一、補稅及罰鍰
這是最直接也是最常見的風險。如果漏開發票，或是短開發票金額，一旦被稅務稽徵機關查獲，除了需要補繳稅款外，還會被處以罰鍰。罰鍰的金額通常是漏開發票金額的5%，而且還有可能面臨按日加計利息的情況。長期下來，這筆金額相當可觀。
- 漏開發票： 完全忘記開立發票。
- 短開發票金額： 發票上的金額低於實際銷售金額。
- 未依規定記載事項： 發票上應記載的事項（例如：統一編號、品名、數量、單價等）未依規定填寫或填寫錯誤。
二、影響企業商譽
在現今資訊流通快速的時代，企業的商譽至關重要。如果企業因未依規定開立發票而被稅務稽徵機關處罰，相關資訊很容易被公開，進而影響企業的形象。消費者可能會對企業的誠信產生質疑，甚至不再購買其產品或服務。為了避免影響企業商譽，務必留意發票開立的合規性。
三、涉及刑責
在某些情況下，未依規定開立發票可能涉及刑責。例如，如果企業利用虛假交易或隱匿銷售收入，以達到逃漏稅的目的，就可能觸犯《稅捐稽徵法》的相關規定，面臨刑事訴訟。根據稅捐稽徵法，逃漏稅情節重大者，可能被判處有期徒刑，並科處罰金。 這不僅會損害企業的財務狀況，還會對企業負責人及相關人員的個人生活造成嚴重影響。
四、影響進項稅額扣抵
對於營業人而言，取得合規的進項發票是扣抵銷項稅額的重要依據。如果營業人收到未依規定開立的發票（例如：發票上的統一編號錯誤、品名不符等），將無法作為進項稅額扣抵，進而增加營業稅的負擔。 因此，在收到發票時，務必仔細檢查發票的內容是否正確。如有錯誤，應立即請對方更正或重新開立。
五、國稅局的查覈風險
稅務稽徵機關會定期或不定期地進行稅務查覈，以確保企業及個人遵守稅法規定。其中，發票的開立及使用是查覈的重點項目之一。如果企業的發票開立存在異常情況，例如：發票號碼跳號、銷售額與申報額不符等，就容易引起稅務稽徵機關的注意，增加被查覈的風險。可以參考財政部稅務入口網，隨時關注最新的稅務法規與公告，避免觸法。
六、股東權益受損
對於公司而言，如果因為未依規定開立發票而導致公司受到處罰，將會影響公司的獲利能力和財務狀況，進而損害股東的權益。 此外，如果公司負責人因逃漏稅而涉及刑責，也可能會影響公司的聲譽和經營，對股東權益造成更嚴重的損害。
總之，未依規定開立發票或收據所帶來的風險不容小覷。企業及個人應加強稅務合規意識，建立完善的發票管理制度，並定期檢視自身的發票開立情況，以避免觸犯稅法，保障自身的權益。如有任何疑問，建議諮詢專業的會計師或稅務顧問，以獲得更詳細的指導和協助。
| 風險 | 說明 | 具體情況 | 可能後果 |
|---|---|---|---|
| 補稅及罰鍰 | 未依規定開立發票可能導致補繳稅款和罰鍰。 |
|
補繳稅款、漏開發票金額的5%罰鍰、按日加計利息。 |
| 影響企業商譽 | 違規開立發票被處罰會損害企業形象。 | 企業因未依規定開立發票而被稅務稽徵機關處罰。 | 消費者質疑企業誠信，影響銷售。 |
| 涉及刑責 | 逃漏稅可能觸犯刑法。 | 利用虛假交易或隱匿銷售收入以逃漏稅。 | 有期徒刑、科處罰金、損害企業財務和負責人個人生活。 |
| 影響進項稅額扣抵 | 收到不合規發票無法扣抵銷項稅額。 | 收到未依規定開立的發票（統一編號錯誤、品名不符等）。 | 增加營業稅負擔。 |
| 國稅局的查覈風險 | 發票異常易引起稅務稽徵機關注意。 | 發票號碼跳號、銷售額與申報額不符等。 | 增加被稅務查覈的風險。 |
| 股東權益受損 | 公司受罰影響獲利，損害股東權益。 | 公司因未依規定開立發票而受罰，負責人涉及刑責。 | 公司獲利能力下降、財務狀況惡化、公司聲譽受損。 |
電子發票加分：降低未依規定開立發票風險
在這個數位時代，電子發票不僅僅是一種趨勢，更是企業提升效率、降低成本、強化稅務合規的利器。相較於傳統紙本發票，電子發票在避免未依規定開立發票方面，具有顯著的優勢。
電子發票的優勢：
- 降低人工錯誤： 紙本發票仰賴人工填寫，容易出現字跡潦草、統一編號錯誤、金額計算錯誤等問題。電子發票透過系統自動產生，可大幅降低人工錯誤的機率。
- 自動對獎： 財政部提供電子發票整合服務平台，消費者可以透過載具歸戶，發票自動對獎，省去人工對獎的麻煩。企業導入電子發票，也可減少因發票遺失或毀損而產生的爭議。
- 節省成本： 紙本發票需要印刷、儲存、寄送等成本，電子發票則可省下這些費用。此外，電子發票也有助於企業實現無紙化作業，降低營運成本。
- 提升效率： 電子發票可與企業的ERP系統或會計系統整合，實現發票開立、傳輸、儲存的自動化，大幅提升工作效率。
- 強化稅務合規： 電子發票系統具有稽覈功能，可追蹤發票的開立、傳輸、儲存等過程，有助於企業建立完善的內控機制，降低稅務風險。
導入電子發票的注意事項：
- 選擇適合的電子發票系統： 市面上有多種電子發票系統，企業應根據自身的需求選擇適合的系統。考量因素包括系統的功能、安全性、穩定性、以及與現有系統的整合性。
- 申請電子發票字軌號碼： 企業導入電子發票前，需要向稅務稽徵機關申請電子發票字軌號碼。
- 設定電子發票開立流程： 企業應建立明確的電子發票開立流程，確保發票的開立符合稅法規定。
- 加強員工培訓： 企業應對員工進行電子發票相關的培訓，使其熟悉電子發票系統的操作及相關規定。
- 注意資料安全： 電子發票涉及企業的財務資訊，企業應加強資料安全保護，防止資料外洩。
電子發票相關資源：
- 財政部電子發票整合服務平台：https://www.einvoice.nat.gov.tw/
- 營業人導入電子發票應注意事項：https://www.etax.nat.gov.tw/cp.aspx?n=10879
總而言之，導入電子發票是企業提升稅務合規、降低營運成本的有效途徑。透過選擇適合的電子發票系統、建立完善的開立流程、以及加強員工培訓，企業可以充分利用電子發票的優勢，降低未依規定開立發票的風險，專注於業務發展。
未依規定開立發票或使用收據結論
透過以上一系列的說明，相信您對於如何避免未依規定開立發票或使用收據已經有了更深入的瞭解。身為張會計師，我
在這個資訊爆炸的時代，很容易因為疏忽或不熟悉法規，而未依規定開立發票或使用收據，導致不必要的稅務風險。因此，如果您對發票開立有任何疑問，或是需要更深入的稅務合規建議，不妨尋求專業會計師的協助。讓我們一起為您的企業打造堅實的稅務防護網，讓您能夠安心經營事業，專注於業務發展！
記住，預防勝於治療。及早建立正確的發票開立觀念，才能避免未依規定開立發票或使用收據的困擾，讓您的事業長長久久！
未依規定開立發票或使用收據 常見問題快速FAQ
Q1：什麼情況下需要開立三聯式發票？什麼情況下開立二聯式發票？
三聯式發票主要開立給營業人（公司行號等），因為他們需要憑發票上的統一編號申報進項稅額。二聯式發票主要開立給一般消費者，也就是不需要報帳的個人。如果搞不清楚，建議銷售時務必確認客戶是否需要統編，並主動詢問清楚。
Q2：如果我不小心把發票開錯了，該怎麼辦？
絕對不可以隨意塗改發票！ 如果發票尚未交付給客戶，可以直接作廢，並在發票上註明「作廢」字樣。如果發票已經交付給客戶，則需要收回原發票，並重新開立正確的發票。作廢或更正發票後，都需要在帳務上做相應的調整。
Q3：導入電子發票有哪些好處？需要注意什麼？
導入電子發票可以節省紙張成本、提高效率、降低人工錯誤的機率。 導入電子發票前，需要選擇適合的系統、申請電子發票字軌號碼、建立明確的開立流程、加強員工培訓，並注意資料安全。電子發票系統具有稽覈功能，可追蹤發票的開立、傳輸、儲存等過程，有助於企業建立完善的內控機制，降低稅務風險。
