同一張發票，有人覺得「這明明是為了客戶」，也有人覺得「這根本是私人消費」。我們看過太多公司因為費用報支制度不清楚，讓員工、主管、財會彼此猜心，最後變成吵架與不信任。
制度訂得好，報支會像過海關，有明確通道與規則，該放行就放行，不該放行也能說得服人。更重要的是，它會直接影響營業稅憑證、費用認列、所得額計算，甚至被查核時能不能站得住腳。
先把「不吵架」的底盤打好，三句話就能落地
我們在協助中小企業做公司登記、帳務處理時，最常遇到的問題不是「能不能報」，而是「誰說了算」。要避免口水戰，制度要先回答三件事，且要寫進內規或員工手冊，讓每個人都查得到。
第一，誰可以報、報什麼。例如差旅費限因公外出，交際費限對外商務往來，禮品費限促銷或拜訪往來，里程費限私車公用且有行程紀錄。只要類別邊界不清，後面憑證再齊也會吵。
第二，憑證與事實要件要到什麼程度。發票只是起點，國稅局更看重「業務關聯」與「合理性」。我們通常會要求至少要能回推到對象、目的、時間、地點，像是會議邀約、出差指派、拜訪紀錄、展會報名資料等。
第三，超過上限怎麼處理。最容易翻車的是「公司默許超額」，但帳上又全列費用。超過公司內規上限的部分，常見做法是改由個人自付，或依公司規定轉列薪資福利並依法辦理扣繳與申報，做法要先寫清楚，別讓財會人員臨場背鍋。
制度不是寫給財會看的，它是寫給全公司一起遵守的。越清楚，越省時間，也越合規。
差旅費規則怎麼訂，才同時顧到合規與人情
差旅費最常見的爭議有三種，出差到底算不算必要，餐費能不能領定額，住宿交通到底「合理」到哪裡。處理的方法也很一致，先用外部可被接受的標準當參考，再用公司預算與職務需求做微調。
以國內出差來說，很多企業會參考政府的「膳雜費」概念做定額補助，並把超過部分視為需要特別核准或轉列薪資福利。政府的規範可參考國內出差旅費報支要點，其中膳雜費常見參考值為主管職每日 700 元，其它員工每日 600 元。這不是民間企業的強制上限，但在實務上有助於「合理性」說明，制度也更好推行。
住宿費與交通費則建議採「實報實銷」為主，並訂兩條紅線。第一條是憑證要合格，住宿要有旅館收據或統一發票，交通要有票根或電子憑證。第二條是行程要能自證，出差指派單、客戶拜訪紀錄、展會參加證明等，能大幅降低查核時被認為與業務無關的風險。
若涉及國外出差，許多公司會比照政府規範建立日支或上限框架，可參考國外出差旅費報支要點，再依國家別、任務性質、艙等等級做核准流程。制度越事前核准，事後核銷就越少爭議。
交際費與禮品費怎麼管，關鍵在「對象、目的、紀錄」
交際費與禮品費最容易被誤解成「有發票就能報」。我們在審視這類支出時，會把它想成一張三角形，三個角缺一不可，對象(跟誰)，目的(談什麼)，紀錄(怎麼證明)。
交際費常見情境是餐敘、茶點、伴手禮，禮品費常見情境是客戶拜訪、開幕祝賀、促銷贈品。差別不在品項，而在支出性質與認列分類。若是為了促銷活動，通常會更接近廣告宣傳費的管理思路，若是為了維繫客戶關係，則更接近交際費的管理思路。營所稅申報時，交際費在法規與查核實務上可能涉及列支限額與合理性判斷，我們會建議由專業人員依公司營業規模、交易型態與申報表規定一併評估，避免帳上列得漂亮，申報時又被大幅剔除，影響節稅規劃的成果。
制度設計上，我們建議把「可報」講清楚，也把「禁止」寫明白，例如家族聚餐、私人送禮、與業務無關的高價消費，原則上不應列支。另一个常被忽略的是贈與對象若是個人，且屬現金或等同現金的禮券，是否涉及所得性質與扣繳判斷，實務上需要更謹慎，別用一張發票去賭後面的稅務風險。
以下是一個容易執行的內規框架，我們可依產業再細化：
| 項目 | 建議規則寫法 | 建議內規上限(可調整) | 必備附件 |
|---|---|---|---|
| 交際費 | 需列明對象、公司/職稱、事由 | 每次 3,000 至 10,000 元 | 發票, 參與人名單或會議紀錄 |
| 禮品費 | 需列明受贈對象、目的、品項 | 每次 1,000 至 5,000 元 | 發票, 贈禮清單或照片 |
| 促銷贈品 | 需有活動辦法、數量控管 | 依活動預算核准 | 活動資料, 出庫或領用紀錄 |
上限不是拿來刁難人，而是拿來保護公司與員工。規則越一致，越不需要靠感覺審核。
里程費怎麼訂最不傷感情，先解決「重複報」與「私用混用」
里程費常被當成「沒發票也能報」的灰色地帶，但我們更建議把它當成可稽核的交通費來管理。核心原則是，同一段路不要重複報，不要同時報里程費又報油資發票，或同時請領停車費與公司已提供車輛補助。
制度可分兩層。第一層是行程證明，至少要有日期、起訖點、拜訪對象、事由、里程數，並由主管核准。第二層是單價基準，企業可依車種油耗、油價區間、保養折舊等訂定每公里補貼，這是公司內規的管理決策，不是法定固定標準，但一定要做到「前後一致」。一旦查核，最怕的是同一位員工不同月份單價不同，或同路線里程浮動過大。
電子化也能降低爭議。像是以行事曆或拜訪紀錄搭配簡單里程表單，至少讓財會在帳務處理時，有東西可核對。若遇到憑證型態與核銷問題，政府常見疑義的整理可參考經費結報常見疑義問答集，很多觀念放到企業內控也同樣適用。
當公司未來需要審計簽證時，里程與交際這類「主觀性高」的費用，往往是查核重點。先把制度訂穩，會比事後補文件容易太多。
結語：制度清楚，才有空間談合規下的最大利益
我們把費用報支制度訂清楚，不只是為了不吵架，更是為了合規與風險控管，讓每一筆費用都能支持公司的營運目標，並在營業稅與營所稅上站得住腳。對正在創業諮詢階段的團隊來說，越早建立規則，越能把現金流、憑證與授權流程一次到位，後續不管是擴編、募資、或走到年度查核都更穩。
如果你們也在調整制度，或同時面臨公司登記、日常帳務處理、節稅規劃的整體盤點，我們在宏吉記帳士事務所常見的做法是先用「可執行的內規」把灰色地帶變小，再依產業特性微調上限與附件要求。至於交際費列支限額、超額差旅是否轉薪資扣繳、贈禮是否涉及所得性質等，具體個案仍需經由專業會計師評估，也建議同步參考會計師推薦名單，找到能長期配合且做法一致的專業夥伴。
