只有三個人，我們還需要內控嗎？其實越小的團隊，越像一台小船，任何一個「沒人看見的漏洞」都可能讓船進水，像是重複付款、發票遺失、採購沒對到貨，最後演變成帳對不起來，營業稅與所得稅申報也跟著緊張。
我們做小公司內控設計，目標不是把流程做得很複雜，而是用最少的步驟，把風險卡在最早的地方，讓每一筆錢、每一張發票、每一次核准，都有跡可循，合規、專業、細心，並為公司爭取合法最大利益。
小公司內控設計先抓住底線，三個風險點不要放過
內控不是大公司才需要的「制度」，它比較像安全帶，平常沒感覺，但出事時會救命。我們在三人團隊最常先處理三個風險點。
第一個是錢從哪裡出去。只要有人能「提出需求、核准、付款」一條龍，錯誤與舞弊的機率就會上升。小團隊做不到完全分工時，我們就用補強控制，例如固定由負責人看銀行對帳單、或要求兩人共同簽核特定金額。
第二個是發票與進銷存對不起來。請款單、統一發票(或電子發票)、驗收紀錄若沒綁在一起，帳務處理容易漏入帳或重複入帳，營業稅申報也容易出現不可扣抵或時點錯誤。
第三個是權責不清導致「大家都以為別人會做」。特別是剛完成公司登記、準備上線接單的新創，常把重心放在業務，卻忘了把誰負責留單據、誰負責覆核、誰負責月結說清楚。這也是我們做創業諮詢時，最常提醒要先寫下來的部分。
若想用法規思維建立架構，我們可參考(雖主要適用公開發行公司，但概念可借鏡)的公開發行公司建立內部控制制度處理準則，把「設計」與「執行」分開思考，並留下可驗證的紀錄。至於要找誰協助落地，很多老闆會問會計師推薦名單，我們通常建議以產業經驗、回覆速度、申報與扣繳細節的嚴謹度來評估。像宏吉記帳士事務所這類在地服務，常見的價值是把流程與單據習慣一起整理好，避免日後補帳補到崩潰。
三人團隊分工與授權怎麼排，RACI範例直接套用
三人團隊最實用的原則是這句話：提出的人不要核准，核准的人不要付款。我們可用RACI(負責Responsible、核准Accountable、諮詢Consulted、知會Informed)把工作釘清楚，至少讓每一步都有「誰要負責、誰要背書」。
| 作業 | 負責人/CEO | 營運/採購/倉儲 | 會計/出納/財務 |
|---|---|---|---|
| 採購申請 | A | R | C |
| 下單 | I | R | C |
| 收貨驗收 | I | R | C |
| 請款/發票 | I | R | R |
| 付款 | A | I | R |
| 對帳 | C | I | R |
| 月結報表 | A | C | R |
現實是，小公司常會出現「會計兼出納」。這時我們就加兩個補強控制：其一，銀行授權分離，出納可編製付款檔或填寫轉帳，但由負責人用自己的裝置或憑證核放。其二，固定覆核節奏，例如每週一次由負責人抽查三筆付款，對照採購單、驗收單、發票，確保三方一致。
如果想建立「檢核清單」而不靠感覺，我們可參考證交所整理的內部控制制度有效性判斷參考項目，把控制環境、風險評估、控制作業、資訊溝通、監督作業拆成可勾選的問題。小公司不必全做，但可以挑最常出事的環節先做，速度會快很多。
授權層級與單據流怎麼定，帳務處理才會穩、申報才會準
分工清楚後，接下來是「授權」。我們常用三段金額做得很直白，例如NT$0至10,000由營運主管提出、會計覆核、CEO核准；10,001至50,000改成CEO必核；50,001以上加上共同簽核(例如CEO加另一名內部主管或外部顧問見證)。金額門檻不必追求完美，重點是每個人都知道「超過就停下來」。
單據流也要跟著授權走，否則核准只會停在口頭。採購類的最小閉環，我們建議固定五張：採購單、驗收單、請款單或發票、付款申請、對帳單。會計做帳務處理時，以「三方核對」為核心(採購單、驗收、發票一致才入帳與付款)，營業稅的進項扣抵與時點也比較不會出錯。
若公司未來需要對銀行、投資人或特定法規提出財務報表，常會遇到審計簽證或會計師稅務簽證的需求。這時「單據可追、核准可查」會直接影響查核效率，也會影響我們能否在合規前提下做節稅規劃，包含費用歸屬、折舊與存貨結帳的合理性。再延伸一點，如果負責人開始做家族財務安排，甚至走到遺產稅籌劃，公司的付款授權、借款往來與股東往來紀錄也更需要一致與可證明，避免日後被質疑資金流向。
流程格式想要更制式，我們也可參考公部門對流程文件的整理方式，例如內部控制制度共通性範例作業流程設計原則及格式，把步驟、表單、控制重點寫在同一頁，日後交接也不怕斷線。
結語：三人也能做內控，做對就會省時間
我們把小公司內控設計做成「分工清楚、授權有門檻、單據能閉環」，通常就能把大多數錯帳與爭議擋在前面。接下來的月結、營業稅申報、扣繳申報也會更穩，財務數字更能用來做決策。若我們希望長期把風險壓低，建議每季花30分鐘回顧一次流程，修正最常卡住的那一步。最後仍要提醒，稅務與內控牽涉公司型態、交易內容與證據力，具體個案仍需由專業會計師評估後再定案。
