月底一到，我們最常聽到的抱怨是這句，「客戶明明說已經付了，為什麼我們帳上還是未收？」也有人反過來，「我們明明出貨了，怎麼還沒開發票？」這些狀況看起來像溝通問題，其實本質是同一件事，客戶對帳沒有把「發票、出貨、收款」三方資料放在同一張桌上比對。
我們做客戶對帳，並不是在挑客戶毛病，而是在確認交易事實、入帳時點、營業稅申報資料是否一致。對得起來，關帳就像拉上拉鍊，一次到位，對不起來，後面常見的就是重開發票、補單、沖銷分錄，甚至影響應收帳款與現金流判斷。
客戶對帳的核心，不是對「單子」，是對「事實」與「時點」
我們可以把三方資料想成三個「證人」，各自講不同角度的同一件事。
發票通常對應的是「銷售已成立」與「營業稅開立時點」，對 B2B 來說，它也常是客戶請款與內部認列的依據。出貨或交貨文件則證明「貨真的有交付」，最能釐清到底是已出未開，還是已開未出。收款紀錄則回到最現實的一點，錢有沒有進來，進來的是全額、部分，還是扣了手續費、扣繳或沖抵其他款項。
對帳時我們特別在意「跨期」。例如 1 月出貨，2 月才開立發票，或 2 月收款但其實是沖 1 月的應收。跨期沒有對清楚，帳務處理就容易發生營收認列不一致，應收帳款老化表也會失真。若公司有年度查核需求，審計簽證時最怕的不是差異本身，而是差異沒有可追溯的文件與處理紀錄。
三方勾稽前的準備，先把資料欄位對齊，才不會越對越亂
對帳做不起來，常見原因不是人不細心，而是資料長得不一樣。業務用客戶簡稱，倉庫用收件人，會計用統編與客戶代號，三套系統三種名字，最後只能靠「猜」。我們建議先做兩件事，統一識別碼與固定欄位。
一份好用的對帳表，不需要花俏，但要能讓我們一眼判斷「同一筆交易」是不是同一筆。欄位可以先從最基本的開始，之後再因產業加上批號、專案號或合約號。
| 類別 | 必備欄位（建議） | 主要用途 |
|---|---|---|
| 發票 | 發票號碼、開立日、買受人統編、未稅/稅額/含稅金額 | 確認營業稅與請款基礎 |
| 出貨/交貨 | 出貨單號、出貨日、品項、數量、簽收證明（如有） | 確認交付事實與未開票風險 |
| 收款 | 收款日、入帳帳戶、金額、匯款資訊或票據號碼 | 確認應收沖帳與差額來源 |
權責也要先講清楚。通常我們會讓業務負責「客戶端確認與回簽」，倉儲或物流負責「出貨與退貨資料完整性」，會計負責「發票與收款入帳」。分工清楚，才會知道差異要找誰補資料，不會在群組裡來回丟球。
發票、出貨、收款三方勾稽SOP，我們建議照這個順序做
我們實務上最穩的做法，是用「出貨為起點」來拉一條線，因為出貨最貼近交易事實，也最能抓到漏開票或重複開票。以下 SOP 可用在月結對帳，也可用在單一大客戶對帳。
- 匯總三份清單：本期出貨明細、本期開立發票明細、本期入帳收款明細，先以客戶統編或客戶代號分組。
- 出貨對發票（先抓漏）：逐筆檢查出貨單是否都找到對應發票，找不到就標記「已出未開」或「待確認」。
- 發票對出貨（再抓重）：檢查每張發票是否有對應出貨或交付證明，特別留意同一出貨被拆票或同一票號被重開。
- 發票對收款（確認沖帳邏輯）：依約定的付款條件核對收款日期與金額，遇到部分收款就拆成多筆沖帳，避免硬湊全額。
- 差異分類與處理：把差異分成「文件缺漏」與「交易變更」兩類，前者補資料，後者走折讓、作廢重開或調整分錄。
- 寄發對帳單並要求回覆：對於長期往來客戶，我們會固定節奏寄送對帳單，取得回簽或書面確認，留存作為日後爭議的證據。
- 關帳前複核：確認應收帳款餘額、未開票出貨清單、預收款或溢收款清單都已更新，避免把問題帶到下一期。
這套流程的價值在「可重複」。交給不同同仁做，結果也不會差太多，查核時也能快速說清楚每一筆差異的來源與處理方式。
常見差異與處理方式，做對了才不會影響營業稅與年度查核
差異永遠會有，重點是處理要合規，而且要留痕跡。我們常見的差異大致落在下面幾類，處理方向也一併整理，方便直接套用到內部制度。
- 金額不符（含手續費、折扣）：先確認合約或報價是否允許折扣，金額變動若屬交易變更，依規定開立折讓單或作廢重開，帳上同步調整。
- 退貨或折讓未反映：退貨要能對到退貨單或簽收紀錄，並以折讓文件與會計分錄把銷貨退回及折讓反映完整，避免營業稅與銷貨收入不一致。
- 跨期（已出未開、已開未收）：把清單固定列管，關帳時確認期末「未開票出貨」與「應收帳款」是否合理，必要時加註說明，避免隔期才補資料造成報表跳動。
- 重複開票或重複收款：先鎖定重複的票號、金額或匯款資訊，確認是否為客戶分批匯款或誤匯，再決定退回或轉列預收款。
- 未入帳或沖錯科目：銀行入帳有了但帳上沒反映，常是資料沒交接或入錯客戶，我們會要求收款必須帶入「客戶代號、發票號碼或出貨單號」其中之一。
- 付款涉及扣繳（常見於勞務報酬）：若交易型態需要扣繳，必須分清楚「實收」與「應收」差額的性質，保存扣繳憑單與相關佐證，帳上才不會長期掛帳。
當公司規模變大，對帳制度也會牽動更上層的決策，例如是否需要更完整的內控制度，或在年度結算前先做節稅規劃。對創業者來說，我們在創業諮詢與公司登記階段就會提醒，把客戶代碼、單據編號規則先訂好，後續帳務處理會省下大量時間。若企業後續有審計簽證需求，或是家族企業要做盈餘分配與遺產稅籌劃，乾淨可追溯的應收與收入資料，會比事後補帳更可靠。
在資源允許的情況下，我們也會建議企業主尋找合適的會計師推薦名單，讓記帳端與查核端的口徑一致，日後面對稅捐稽徵機關詢問時，才能用同一套資料說清楚。
結語：對帳不是月底才做，而是把風險留在本期就解決
我們把客戶對帳做好，等於把「發票、出貨、收款」三條線綁成一股繩，報表更穩，現金流更準，營業稅與年度結算也更安心。若企業交易型態複雜，或差異已經影響關帳，我們可以由宏吉記帳士事務所協助建立對帳SOP與文件留存邏輯，讓合規與效率同時到位。具體個案仍需經由專業會計師評估，再決定最適當的稅務與帳務處理方式。
